e-Boks
Returnerer kvitteringslister til afsender med status på udsendelsen.
e-Boks som standardløsning
Flere private afsendere kigger dog nu på muligheden for at kunne bruge e-Boks som standard, sådan at kunderne automatisk modtager kommunikation digitalt. Denne løsning er mulig, hvis virksomheden eksempelvis har skrevet det ind i sine generelle forretningsbetingelser, som kunden har accepteret.
Her er fremgangsmåden for afsendere, der gerne vil indføre e-Boks som standard
-
e-Boks må ikke levere post til brugere, som endnu ikke er oprettet i e-Boks. e-Boks må heller ikke udlevere oplysninger om, hvilke brugere, der allerede er e-Boks-brugere, medmindre brugeren har givet samtykke til dette. Derfor skal afsenderen via egne kanaler – eksempelvis breve, fakturaer, website eller forretningsbetingelser – oplyse kunderne om, at kommunikation vil ske 100% digitalt, og at de skal tilmelde sig e-Boks.
-
Afsender skal desuden indhente tilstrækkeligt samtykke til levering i e-Boks og kunne dokumentere accepten i tilfælde af tvister.
-
Afsender leverer herefter data på sine kunder til e-Boks. Hvis en kunde allerede er oprettet i e-Boks, tilmeldes modtageren post fra den pågældende afsender, eventuelle dokumenter leveres, og der udsendes en advisering.
-
Hvis afsenderen forsøger at sende til kunder, der endnu ikke har e-Boks, opbevares dokumentet for afsender, indtil kunden opretter sig som e-Boks-bruger. Herefter bliver det tilgængeligt for kunden.
-
e-Boks returnerer kvitteringslister til afsender med status på udsendelsen. I de tilfælde, hvor dokumenter ikke er leveret, fordi brugeren ikke har e-Boks, returneres en kode, som fortæller, at e-Boks opbevarer det for afsenderen som dataansvarlig.
-
Der bør sikres en alternativ løsning for de brugere, som afsender ikke i tilstrækkelig grad når med sin kommunikation. Afsenderen bør også lægge en plan for håndtering af modtagere, som ikke reagerer på udsendte fakturer eller anden post, der kræver respons.
