AP Pension
AP Pension er et uafhængigt, kundeejet pensionsselskab.
Som pensions- og forsikringsselskab arbejder AP Pension inden for faste regulatoriske rammer. Varslinger skal nå frem. Indhold skal være korrekt. Deadlines skal overholdes. Hvis ikke, kan det få konsekvenser for selskabet.
Leveringsdygtighed er derfor en forretningskritisk disciplin.
- Hvis vi misser en varslingsfrist, giver det typisk udfordringer. Derfor betyder det rigtig meget, at vi arbejder sammen med nogen, man kan stole på. Når vi sender kommunikation ud til vores kunder, skal den ramme de rigtige mennesker på det rigtige tidspunkt, og der er ikke plads til fejl, siger Morten Kirkeby Sørensen, senior projektleder, AP Pension.
AP Pension har i mange år brugt e-Boks (Direct) som partner til at håndtere kundekommunikation. I dag sendes næsten al kommunikation via e-Boks. Det gælder både store, planlagte udsendelser og mere ad hoc-prægede varslinger, hvor timing og korrekthed er afgørende.
Komplekse breve kræver stabil håndtering
Kommunikation fra et pensionsselskab er sjældent ensartet. Ét budskab eller projekt kan resultere i mange versioner af det samme brev, afhængigt af kundetype, forsikringsdækninger og investeringer.
- Der kan være rigtig mange varianter af det samme brev afhængigt af kundetype, forsikringsdækninger og investeringer. Vi skriver selv teksten og får den godkendt internt, og derefter tager e-Boks helt over på brevfletning, variantstyring og selve udsendelsen. De sørger endda også for at sende fysisk post ud til de kunder, der er fritaget for digital post.
For AP Pension betyder det, at en kompleks og tidskritisk opgave håndteres uden at belaste organisationen unødigt.
- Det er ikke vores kernekompetence at sende breve ud. Det giver stor værdi, at andre tager ansvar for den del, siger Morten Kirkeby Sørensen.
Levering til tiden, også når processer ændrer sig
I praksis ændrer projekter sig ofte undervejs. Interne godkendelser kan trække ud. Data kan give udfordringer. Tidsplaner kan blive forskubbet.
Men det har ifølge Morten Kirkeby Sørensen ikke betydet forsinkelser eller overskridelse af frister for AP Pension:
- Vores interne processer kan godt trække ud, og der kan opstå udfordringer undervejs, men e-Boks leverer altid deres del til tiden. Fristerne bliver bare overholdt, og de får det til at lykkes, hver gang, siger Morten Kirkeby Sørensen.
I ét konkret tilfælde skulle et komplekst og afgørende brev sendes til omkring 100.000 kunder inden en fast deadline. Hvis udsendelsen var blevet forsinket, ville projektet skulle udskydes et år.
Brevet blev sendt til tiden, og Morten tilskriver hans samarbejdspartnere i e-Boks en stor del af æren.
Færre fejl og flere læsere
AP Pension oplever en tydelig forbedring i kvaliteten af kundekommunikationen, efter samarbejdet med e-Boks er blevet intensiveret.
- Der sker færre fejl og samtidig kan vi se, at brevene bliver læst i højere grad. Der er ingen tvivl om, at åbningsraten er blevet højere, end da kunderne fik brevene fysisk.
