Coop digitaliserer ansættelsesaftaler.

Digital underskrift spare tid

Administrationen af aftalerne er tidskrævende for HR-afdelingerne, fordi der i dag sker en fysisk underskrift af dokumenterne, som herefter skal scannes ind, og oplysningerne skal indtastes manuelt i Coops it-systemer. e-Boks leverer den komplette løsning til HR-kommunikation. KMD er distributør af løsningen til Coop.

”Vi har årligt mere end 45.000 dokumenter, som skal underskrives af medarbejder og virksomhed i forbindelse med ansættelse, tillæg, ændringer eller opsigelse. De dokumenter kan fremover underskrives digitalt i e-Boks og opbevares sikkert i slutbrugerens e-Boks,” forklarer Johnny Wagner Pedersen, HR-support og rekrutteringschef i Coop.

Klare administrative fordele
Udviklingen af den komplette HR-løsning er i fuld gang, og fra starten af 2014 bliver samtlige medarbejdere i Coop omfattet af løsningen. Coop bruger i forvejen e-Boks til distribution af lønsedler til medarbejderne, og derfor var det et naturligt næste skridt at udvide med andre HR-dokumenter.
”Vi får en klar administrativ lettelse, når vi sparer at scanne og taste oplysninger, som fremover bliver overført digitalt fra de aftaler medarbejderne underskriver i deres e-Boks. Noget, der før har taget flere dage”, siger Johnny Wagner Pedersen.