Husk:
I kan identificere e-Boks modtagere på flere forskellige måder – fx ved at bruge CVR-nummer, CPR-nummer, navn, adresse eller e-mail. Har I allerede et CPR-nummer på kunden, anbefaler vi dog, at I bruger det for at sikre entydig identifikation. Har I ikke et CPR-nummer, kan I stadig sende digitalt ved hjælp af de øvrige oplysninger.
Nedenfor kan du læse, hvor let det er at komme i gang, og hvilke overvejelser I bør gøre jer, inden I sender jeres første dokument via e-Boks.
Fordele for virksomheder ved at bruge e-Boks
-
Lavere omkostninger: Ved at digitalisere jeres post sparer I penge på print, kuverter og porto samt minimerer manuel håndtering.
-
Høj dækning og leveringssikkerhed: Størstedelen af borgere og virksomheder i Danmark bruger e-Boks, hvilket giver jer en høj leveringssikkerhed.
-
Overholdelse af GDPR: e-Boks sikrer, at data behandles i overensstemmelse med GDPR-bestemmelserne, så I kan håndtere følsomme og personlige oplysninger fortroligt.
-
End-to-end kryptering: Al digital post sendes krypteret, så både I og jeres kunder kan være trygge ved, at indholdet ikke kan tilgås af uvedkommende.
-
Hurtig levering: Digital post når modtageren øjeblikkeligt, hvilket forbedrer både svartider og kundeoplevelser.
-
Værdiskabende funktioner: Mulighed for fx digitale underskrifter, direkte betaling af fakturaer og svarfunktioner inde i e-Boks.
-
Høje åbnings- og handlingsrater: De fleste brugere af e-Boks åbner deres post hurtigt, hvilket øger sandsynligheden for, at jeres kommunikation bliver set og håndteret.
1. Indgå aftale med e-Boks eller en distributør
Første skridt er at indgå en aftale med e-Boks eller en af vores distibutører/partnere. Aftalen danner fundamentet for jeres onboarding.
2. Afsendergrundlag eller Brugertilmeldinger
I skal sikre, at brugeren har accepteret at modtage digital post i e-Boks fra jeres virksomhed, før I kan sende post til jeres kundes digitale postkasse. I kan selv – via jeres kundeforhold - sikre kundens accept (afsendergrundlag), eller I kan benytte de muligheder, som e-Boks stiller til rådighed (brugertilmeldinger).
Afsendergrundlag:
I sikrer selv brugerens accept (samtykke) via jeres kundeforhold og opnår dermed det nødvendige grundlag for at sende digital post i e-Boks. Det kan fx gøres ved at inkludere samtykke i jeres kundevilkår eller øvrige aftaler med kunden. e-Boks stiller ingen særlige krav til dette grundlag – det er jeres ansvar at kunne dokumentere gyldig accept.
Fordel: I kan levere digital post til flest muligt uden yderligere handling fra brugeren.
Brugertilmeldinger:
I kan også benytte e-Boks’ funktion, hvor kunder selv aktivt tilvælger, at de vil modtage digital post fra jer i e-Boks. Siden 30. december 2024 er alle brugere i e-Boks automatisk tilmeldt alle afsendere, de har kundeforhold til, men de kan framelde sig, hvis de ønsker det.
Fordel: Brugerne kan selv vælge afsendere til og fra, så I er sikre på, at dem, der modtager jeres post, faktisk ønsker det.
3. Overvej, hvad I vil sende, og hvordan I vil præsentere jer
For at gøre jeres kommunikation så enkel og effektiv som muligt, er det vigtigt at tage stilling til:
• Typer af breve: Vil I sende fakturaer, lønsedler, årsoversigter eller noget helt fjerde?
• Modtagers handlinger: Skal modtageren reagere på indholdet (fx underskrive, betale, bekræfte eller besvare)? Hvis ja, hvordan udformer I dokumentet til dette formål?
• Præsentation af virksomhed: Hvilket logo og hvilken præsentationstekst vil I vise i e-Boks, så modtagere tydeligt genkender, hvem beskeden kommer fra?
4. Vælg snitflade og format
I e-Boks kan I sende post via to metoder (snitflader): e-Boks REST-API eller filbaseret levering. Jeres valg afhænger af, hvor stor volumen I forventer, samt hvilken fleksibilitet og eksisterende it-infrastruktur I har.
Mange vælger at sende breve i PDF-format, men husk, at e-Boks også understøtter det mere fleksible, dynamiske og interaktive HTML-format. Denne løsning giver jer langt flere muligheder for at designe og skræddersy jeres digitale post, så modtagerne får en mere dynamisk og visuelt indbydende oplevelse.
5. Jeres digitale post kan suppleres med mange funktioner, fx kan I overveje følgende:
-
Obligatorisk post: e-Boks anbefaler at sende post som obligatorisk post til alle kunder.
-
Åbningskvittering: Få besked, når modtagerne åbner jeres dokumenter.
-
Reminders: Planlæg automatiske påmindelser, hvis en besked ikke bliver åbnet inden for en bestemt periode.
-
Svarfunktion: Giv modtagerne mulighed for at svare direkte i e-Boks.
6. Onboarding
Sammen med den valgte partner gennemføres den tekniske opsætning af e-Boks i henhold til jeres ønsker. Her sikrer jeres partner sammen med jer, at alt er sat korrekt op, så I fremstår professionelt og troværdigt som afsender.
Imens dette sker:
-
Klargør jeres egen integration til e-Boks via den valgte snitflade.
-
Når opsætningen er bekræftet af e-Boks, gennemfører I en testkørsel for at sikre, at forsendelserne leveres, præsenteres og håndteres, som I ønsker det.
7. Gå i luften og send kommunikation
Med alt sat op og godkendt er I nu klar til at sende digitale forsendelser til jeres kunder.
Sådan fortsætter I den digitale rejse
Udover at sende dokumenter kan I også indhente digitale underskrifter på kontrakter, give kunderne mulighed for at betale fakturaer, og benytte en lang række andre avancerede funktioner i e-Boks. Se mulighederne her.
At blive afsender i e-Boks er en relativt enkel proces, der skaber stor værdi for både jer og jeres kunder. Med en professionel digital kommunikationsløsning opnår I:
-
Høj sikkerhed: Beskederne sendes forsvarligt, og brugerne kan trygt åbne dokumenter.
-
Bedre kundeoplevelser: Én samlet indbakke i e-Boks, hvor modtagerne nemt kan finde og håndtere deres dokumenter.
-
Optimering af arbejdsprocesser: Digital udsendelse reducerer manuelt arbejde og udgifter til papir, print og porto.
Har du spørgsmål eller brug for yderligere hjælp?
Tøv ikke med at kontakte e-Boks eller en af vores distributører/partnere. Vi står klar til at guide jer gennem hele processen, så I hurtigt kan komme i gang med at sende sikker, digital post til jeres kunder.
